Bedrijfsvoering

Organisatie
In 2020 hebben we hard gewerkt aan de realisatie van onze organisatievisie, waarbij de focus lag op leiderschapsontwikkeling (zowel persoonlijk leiderschap van iedereen die bij ons werkt als het leiderschap van de lijn). Hiermee hebben we vele positieve effecten bereikt, getuige onder andere de verbeterde resultaten van de werkvermogenscan en de aanmerkelijke daling van het ziekteverzuim

Corona
In het eerste kwartaal van 2020 werden we geconfronteerd met het coronavirus en de 'intelligente lockdown', waardoor het grootste deel van onze medewerkers van de één op de andere dag vanuit huis moesten gaan werken. We zijn er trots op hoe de organisatie dit in vliegende vaart heeft opgepakt. Hieronder volgt een korte beschrijving van de belangrijkste interventies die daarbij hebben geholpen:

• I&A: we hebben in zeer korte tijd extra ICT-voorzieningen getroffen om het thuiswerken en het digitaal vergaderen mogelijk te maken voor de gehele organisatie en om de gemeentelijke dienstverlening op afstand te kunnen blijven voortzetten. Dankzij deze snelle interventie heeft het werk geen dag stilgelegen.

O.a. het digitaal ondertekenen van documenten is versneld ingevoerd.
Ook hebben we de kantoorruimtes aangepast met extra schermen en videocamera's om hybride te kunnen samenwerken. Ook hebben we een aanwezigheid-& reserveringssysteem ontwikkeld en in gebruik genomen voor de beperkte kantoorbezetting (i.v.m. de vereiste anderhalve meter afstand).

• Facilitair : Sinds maart werken onze medewerkers thuis; alleen de fysiek verplichte dienstverlening, handhaving en ICT-werkzaamheden doen we in beperkte vorm vanuit het gemeentehuis. Sinds maart is er door een brede werkgroep, waarin medewerkers van alle afdelingen meedenken, hard gewerkt om ons gebouw volgens de richtlijnen van de RIVM in te richten voor een veilige (gedeeltelijke) terugkeer van ons personeel. De inrichting van het gebouw, de werkplekken, de vergaderruimtes en de samenwerkplekken zijn grondig aangepakt. Voorzien is in sanitaire/ontsmettingsmogelijkheden, ict-oplossingen om hybride samen te kunnen werken, aandachtstickers, bewegwijzering en looprichtingen.
  Sinds 17 augustus is het weer mogelijk om in het gemeentehuis 'corona-veilig' te werken, elkaar weer te ontmoeten en verbinding te zoeken in het werk. Dit met een gemaximeerd aantal medewerkers, die vooraf een plek in het gebouw dienen te reserveren. De brede werkgroep blijft actief om ook bij eventuele wijziging van de landelijke en/of regionale maatregelen te voorzien in de behoefte en het gebouw optimaal in te richten.
• Thuiswerkplekken : Omdat medewerkers noodgedwongen thuis moeten werken hebben we eenieder die daar behoefte aan had de mogelijkheid geboden om een kantoorstoel en een scherm van kantoor mee te nemen. Ook hebben we breed gecommuniceerd over het belang van een Arbo-verantwoorde werkplek. Hierbij gaven we concrete tips over de wijze waarop je die thuis eenvoudig kunt realiseren.
• Verbinding : door het verplichte thuiswerken liepen we het risico dat medewerkers de verbinding met elkaar en met de leidinggevende zouden verliezen. En dat  onze visie op leiderschap en werkgeluk, en de kwaliteit en het resultaat van ons werk in het geding zou komen. Om dit te voorkomen zijn we al in de eerste week van de corona-situatie begonnen met digitale dagstarts. Zodat leidinggevenden hun medewerkers iedere dag zagen en in staat waren verbinding te stimuleren en te houden en op problemen te anticiperen. Naarmate de maatregelen versoepelden is de frequentie van de dagstarts teruggebracht naar enkele keren per week.
• Coaching : Omdat leidinggevenden merkten dat sommige medewerkers het thuiswerken erg zwaar viel (bijvoorbeeld door de aanwezigheid van jonge kinderen, of juist door vereenzaming van alleenwonende medewerkers), heeft onze interne coach eenieder de mogelijkheid geboden om een of meer gesprekken aan te gaan om handvatten te krijgen die het thuiswerken minder belastend maken. Hiervan is door 11 medewerkers dankbaar gebruik gemaakt.
• Samen digitaal Sporten: We zijn de samenwerking aangegaan met een plaatselijke sportschool die door corona zonder klanten kwam te zitten. Er zijn online sportlessen aangeboden aan alle medewerkers, vanuit de gedachte dat samen bewegen zowel goed is voor de verbinding en het werkgeluk als ter voorkoming van fysieke klachten. Dit aanbod is door medewerkers met enthousiasme ontvangen.
• Communicatie: Er is consistent en uitvoering aandacht besteed aan communicatie over de coronasituatie. Er is een aparte knop in het hoofdmenu van ons intranet gemaakt, waaronder alle informatie eenvoudig te vinden is. Daarnaast hebben we heel regelmatig op intranet, via online-presentaties en via de leidinggevenden, gecommuniceerd over het waarom, hoe en wat van elke maatregel. Op intranet heeft dat vaak tot constructieve dialoog geleid, waar belangrijke signalen uit kwamen die we steeds hebben opgepakt.
• Regelingen : We hebben de regeling voor de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aangepast aan de actualiteit. Hierdoor worden alleen de daadwerkelijk gereden kilometers vergoed. Daartegenover staat dat we een thuiswerkvergoeding hebben gerealiseerd voor alle medewerkers die verplicht thuis werken.

Opleiding en training
4 van de 5 geplande trainingen aan het basiscurriculum zijn inmiddels door bijna alle medewerkers gevolgd, te weten lean, waarderend onderzoeken, positieve gezondheid en de schrijftraining. Ondanks de coronasituatie hebben we dit kunnen doen door trainingen niet uit te stellen, maar naar een digitale vorm om te zetten. Hiervoor is gekozen omdat we de trainingen niet alleen belangrijk vinden in het kader van het leiderschapstraject, maar ook voor de verbinding tussen medewerkers van verschillende afdelingen, die elkaar in de coronasituatie niet meer zo vaak tegenkomen. In september zijn we gestart met de 5^e training: resultaatgericht werken. Ook deze training wordt voor het einde van 2020 door alle medewerkers gevolgd.
Daarnaast hebben 150 medewerkers individuele opleidingen en trainingen gevolgd. Veel externe trainingen en opleidingen zijn door de coronacrisis niet doorgegaan of uitgesteld. In 2021 zal daarin een inhaalslag volgen.

Personeelsbudget
Bij de start van het vierde kwartaal is een klein overschot van € 440.000 op het personeelsbudget. Dit komt met name doordat een aantal vacatures moeilijk of helemaal niet ingevuld konden worden. Daarnaast is er door personeelsverloop ook meer vacatureruimte ontstaan. Ook hebben we, als bijeffect van de coronacrisis, minder externen ingehuurd. De inhuur bedraagt nu 10,9% van de loonsom, tegen 13,3% van de loonsom in de tweede rapportage 2019.
NB: Omdat de coronacrisis veroorzaakt heeft dat verschillende werkzaamheden werden uitgesteld, heeft de lagere bezetting over het geheel gezien niet tot onhoudbare situaties geleid. Zoals wij in de oplegnotitie bij de zero based analyse al vermeldden, blijft het aantrekken van nieuw, geschikt personeel een uitdaging in combinatie met het natuurlijk verloop, de toenemende complexiteit van taken en de krapte op de arbeidsmarkt.

Ziekteverzuim
In de eerste 8 maanden van 2020 hebben we, ondanks de coronasituatie,  een behoorlijke daling van het ziekteverzuim kunnen realiseren. Op 1 september 2020 was het percentage (cumulatief, vanaf 1 januari 2020) 4,4%, tegenover 6,3% in 2019 in dezelfde periode. De sturing op werkvermogen, door verschillende onderdelen van het leiderschapstraject en door extra aandacht van leidinggevenden gedurende de coronasituatie, heeft - in combinatie met de begeleiding vanuit onze Arbodienst -  hieraan flink bijgedragen. Het is onzeker welk effect een mogelijke tweede golf van het Coronavirus nog kan hebben. Uiteraard blijven we de richtlijnen van het RIVM uiterst serieus nemen. De veiligheid en gezondheid van onze medewerkers heeft voortdurend onze aandacht.

E-HRM
We hebben vooruitgang geboekt in de inrichting van onze E-HRM-applicatie (de automatisering en standaardisering van zo veel mogelijk HRM-processen in Afas). De belangrijkste processen zijn inmiddels hierin opgenomen. Deze investering levert, mede door een lean-inrichting van de werkprocessen, inmiddels een belangrijke verbetering in de kwaliteit van managementinformatie en de efficiency. De verdere inrichting van workflows, koppeling  aan het nieuwe financiële systeem en het daadwerkelijk gebruik van E-HRM op alle niveaus van de organisatie krijgen nu volop de aandacht.

Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie   ,
De goede voorbereiding van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) heeft ervoor gezorgd dat deze overgang nagenoeg geruisloos is verlopen. De werknemers hebben daarvan weinig gemerkt in hun dagelijks werk, mede door de goede samenwerking tussen P&O en management en een prima opleidingstraject van de betrokken functionarissen.
Hierdoor wordt een goede invulling  gegeven aan de nieuwe werkwijze volgens het private arbeidsrecht.

In-, door- en uitstroom
De uitstroom tot september van dit jaar laat zien dat er 28 (in 2019 nog 35) medewerkers onze organisatie hebben verlaten. We hebben tot nu toe 45 (in 2019: 34) nieuwe werknemers aangetrokken. Desondanks blijven bepaalde functies (bijv. projectleiders in het fysieke domein) nog steeds erg moeilijk in te vullen. In de oplegnotitie bij de zero based analyse hebben we de aandacht gevestigd op deze uitdaging voor onze organisatie. We zien onze zorgen hierover bevestigd. We blijven dan ook alle mogelijke wervingskanalen en -methodieken creatief inzetten, waarbij aantrekkelijk werkgeverschap minstens zo belangrijk blijft met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
De inzet van mobiliteit heeft er o.a. toe geleid dat 4 (in 2019: 3) medewerkers intern naar een andere functie zijn doorgestroomd en daardoor voor ons duurzaam inzetbaar blijven.

Communicatie

De plannen voor communicatie zoals die in de begroting 2020 stonden hebben we deels kunnen uitvoeren. Daarnaast hebben we vooral veel tijd besteed aan interne en externe doelgroepencommunicatie over de coronamaatregelen en hierbij behorende digitale dienstverlening. Hierdoor weten medewerkers steeds goed waar ze aan toe zijn en kunnen inwoners en ondernemers eenvoudig online aanvragen doen voor de diverse regelingen die de coronacrisis noodzakelijk heeft gemaakt. De plannen die we vanwege de coronacrisis niet hebben kunnen uitvoeren, schuiven door naar 2021. Als gevolg hiervan is sprake van onderbesteding van het budget communicatie. Het gaat hierbij om:
-  verbetering van onze arbeidsmarktcommunicatie, die belangrijk is om ons te blijven positioneren als aantrekkelijke werkgever;
- geavanceerder inzetten van sociale media om te weten wat er speelt onder inwoners en ondernemers en daar meer strategisch op in te spelen;
- de aanbesteding van een nieuwe website.

Lean
We zijn nog dagelijks aan de slag om onze werkprocessen te verbeteren vanuit het belang van onze inwoners en ondernemers. Vanuit de organisatie komen er regelmatig nieuwe initiatieven om verbeteringen te realiseren via Leantrajecten.
Om te bepalen wat Lean tot nu toe heeft opgeleverd en waar we naar toe willen zijn we een onderzoek gestart naar de doelmatigheid van Lean. Dat is een zogenaamd art. 213a onderzoek. De uitkomsten zullen als bijlage bij de jaarrekening 2020 ter kennisname aan de raad worden aangeboden.

Juridische Zaken - Ontwikkeling juridisch control
De juridisch control is op dit moment in ontwikkeling. De eerste stap hierin is een herijking van het taakveld Juridische Zaken. Dat moet onder meer inzicht bieden op welke juridische processen de control zich het beste kan richten. Deze herijking is, door de lastige afweging die gemaakt moet worden tussen enerzijds ondersteuning aan de organisatie en anderzijds control, nog niet definitief tot stand gekomen. Wel is een eerste uitwerking van het juridisch controlbeleid tot stand gebracht.

Administratieve Organisatie/Interne Beheersing
In 2020 zijn de voorbereidingen getroffen voor de rechtmatigheidsverklaring, die volgens de huidige planning van het rijk geïntroduceerd wordt bij de jaarrekening van 2021. De definitieve uitwerking zal in het laatste kwartaal van 2020 zijn vorm krijgen. Om te oefenen met deze verklaring gaan we deze, voor intern gebruik, pro forma opstellen bij de jaarrekening 2020.

De invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In het eerste halfjaar van 2020 is verder gewerkt aan de implementatie van de AVG. Zo is er een nieuw register voor de verwerking van persoonsgegevens gekomen dat op maat is gemaakt voor de gemeente Schagen. Dit register is een essentieel onderdeel voor de bescherming van persoonsgegevens. Het biedt inzicht in- en overzicht op een rechtmatige verwerking van alle persoonsgegevens.
Daarnaast zijn er convenanten en verwerkersovereenkomsten gesloten met alle partijen die persoonsgegevens ontvangen van de gemeente. Daarmee worden de verplichtingen, die de AVG oplegt voor een goede zorg voor de persoonsgegevens,  doorgegeven aan deze partners.
Omdat het privacy bewustzijn van de werknemers van de gemeente Schagen de belangrijkste factor voor een goede bescherming van de persoonsgegevens is wordt daar continue aandacht aan besteed. Dat gebeurt via “Case-by-case” begeleiding in de praktijk en met behulp van privacy vragen die wekelijks in de mailbox van alle werknemers verschijnen.
Naast de training en bewustwording zal er de rest van dit jaar en in 2021 veel aandacht zijn voor het inbedden van privacy in de bedrijfsvoering en het controleren op een correcte uitvoering van de AVG.